Strategy of Information Integration
Apa itu SII ?
Strategy of Information Integration adalah sebuah strategi yang diambil oleh para praktisi informasi dalam menghadapi tantangan dimana sejumlah sistem informasi yang berbeda harus diintegrasikan. Hal ini biasanya terjadi pada saat akuisisi atau merger, penggabungan satu atau dua institusi pemerintahan, kerjasama program berbasis lintas sektoral, dan lain sebagainya.
Yang sering menjadi masalah adalah adanya ego sektoral dari masing-masing institusi yang terlibat saat pengintegrasian sistem. Untuk menangani permasalahan tersebut, SII sangat dibutuhkan. SII menggunakan 6 tahap dalam pengintegrasiannya :
Yang sering menjadi masalah adalah adanya ego sektoral dari masing-masing institusi yang terlibat saat pengintegrasian sistem. Untuk menangani permasalahan tersebut, SII sangat dibutuhkan. SII menggunakan 6 tahap dalam pengintegrasiannya :
1. Exploitasi kapabilitas lokal.
Pada tahap ini, dilakukan pengembangan secara maksimal kapabilitas dari sistem informasi masing-masing organisasi. Tujuan dari dilakukannya tahap ini adalah untuk memahami secara sungguh-sungguh batasan maksimal kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan kebutuhan manajemen strategis dan operasional organisasi yang bersangkutan – baik dilihat dari segi keunggulannya maupun keterbatasannya. Hasil kajian ini sangatlah berguna untuk tahapan selanjutnya, terutama nanti dalam melihat cara-cara mengatasi keterbatasan masingmasing sistem informasi terkait. Adanya tahap ini juga bermanfaat bagi mereka yang selama ini belum tahu benar mengenai karakteristik dan spesifikasi sistem informasi yang dimiliki untuk dapat lebih mengerti kapabilitas kemampuan sistem yang sebenarnya. Dengan adanya tahap ini diharapkan terdapatnya pemahaman akan keunggulan dan keterbatasan sistem informasi yang dimiliki organisasi dalam hal memenuhi visi dan misi organisasi yang bersangkutan maupun dalam kaitannya dengan kebutuhan organisasi mitra lainnya yang diajak bekerjasama.
Pada tahap ini, dilakukan pengembangan secara maksimal kapabilitas dari sistem informasi masing-masing organisasi. Tujuan dari dilakukannya tahap ini adalah untuk memahami secara sungguh-sungguh batasan maksimal kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan kebutuhan manajemen strategis dan operasional organisasi yang bersangkutan – baik dilihat dari segi keunggulannya maupun keterbatasannya. Hasil kajian ini sangatlah berguna untuk tahapan selanjutnya, terutama nanti dalam melihat cara-cara mengatasi keterbatasan masingmasing sistem informasi terkait. Adanya tahap ini juga bermanfaat bagi mereka yang selama ini belum tahu benar mengenai karakteristik dan spesifikasi sistem informasi yang dimiliki untuk dapat lebih mengerti kapabilitas kemampuan sistem yang sebenarnya. Dengan adanya tahap ini diharapkan terdapatnya pemahaman akan keunggulan dan keterbatasan sistem informasi yang dimiliki organisasi dalam hal memenuhi visi dan misi organisasi yang bersangkutan maupun dalam kaitannya dengan kebutuhan organisasi mitra lainnya yang diajak bekerjasama.
2. Lakukan integrasi tak tampak
Pada tahap ini dilakukan proses integrasi dengan cara berdiskusi. Yang berhak berdiskusi di sini adalah para CIO (Chief Information Organization) dari masing-masing organisasi yang terlibat. Dengan berkumpul dan berdiskusi bersama diharapkan akan menemukan jalan keluar pemenuhan kebutuhan yang ada. Secara tidak langsung, dalam proses ini, cetak biru arsitektur masing-masing sistem informasi dapat mulai saling diperkenalkan dan dipertukarkan. Tahap ini merupakan tahap tersulit dari sebuah pengintegrasian antar organisasi. Jika hal ini berhasil dilakukan, maka tahap yang tersulit dalam integrasi telah berhasil dilalui. Pada saat inilah sebenarnya hakekat ”integrasi” telah dilakukan. Secara teknis yang biasa dihasilkan adalah ide-ide solusi dalam bentuk penambahan sejumlah entitas atau komponen sebagai jembatan antara satu sistem dan sistem lainnya tanpa harus merusak masingmasing sistem informasi yang telah dianggap baik bekerja oleh setiap organisasi yang ada. Tujuan dari tahap ini sebenarnya ialah didapatnya kepercayaan dan kesadaran akan perlunya kerjasama untuk memecahkan solusi.
Pada tahap ini dilakukan proses integrasi dengan cara berdiskusi. Yang berhak berdiskusi di sini adalah para CIO (Chief Information Organization) dari masing-masing organisasi yang terlibat. Dengan berkumpul dan berdiskusi bersama diharapkan akan menemukan jalan keluar pemenuhan kebutuhan yang ada. Secara tidak langsung, dalam proses ini, cetak biru arsitektur masing-masing sistem informasi dapat mulai saling diperkenalkan dan dipertukarkan. Tahap ini merupakan tahap tersulit dari sebuah pengintegrasian antar organisasi. Jika hal ini berhasil dilakukan, maka tahap yang tersulit dalam integrasi telah berhasil dilalui. Pada saat inilah sebenarnya hakekat ”integrasi” telah dilakukan. Secara teknis yang biasa dihasilkan adalah ide-ide solusi dalam bentuk penambahan sejumlah entitas atau komponen sebagai jembatan antara satu sistem dan sistem lainnya tanpa harus merusak masingmasing sistem informasi yang telah dianggap baik bekerja oleh setiap organisasi yang ada. Tujuan dari tahap ini sebenarnya ialah didapatnya kepercayaan dan kesadaran akan perlunya kerjasama untuk memecahkan solusi.
3. Kehendak berbagi pakai
Pada tahap ini dilakukan evaluasi seberapa efisien dan optimum solusi tersebut berhasil dibangun terutama dalam kaitannya dengan pemanfaatan beraneka ragam sumber daya organisasi. Untuk melakukannya, sekali lagi para CIO akan berkumpul dan melihat bahwa banyak peluang untuk meningkatkan kinerja solusi yang dihasilkan jika dan hanya jika adanya ”sharing” atau pola berbagi pakai antar sumber daya teknologi informasi yang dimiliki masing-masing organisasi. Tujuan dari tahap ini adalah mulai bergesernya pemikiran-pemikiran yang didominasi oleh faktor emosional dan menyingkirkan ego masing-masing ke arah menghasilkan ide-ide brilian yang dipandu oleh pemikiran rasional.
Pada tahap ini dilakukan evaluasi seberapa efisien dan optimum solusi tersebut berhasil dibangun terutama dalam kaitannya dengan pemanfaatan beraneka ragam sumber daya organisasi. Untuk melakukannya, sekali lagi para CIO akan berkumpul dan melihat bahwa banyak peluang untuk meningkatkan kinerja solusi yang dihasilkan jika dan hanya jika adanya ”sharing” atau pola berbagi pakai antar sumber daya teknologi informasi yang dimiliki masing-masing organisasi. Tujuan dari tahap ini adalah mulai bergesernya pemikiran-pemikiran yang didominasi oleh faktor emosional dan menyingkirkan ego masing-masing ke arah menghasilkan ide-ide brilian yang dipandu oleh pemikiran rasional.
4. Redesain arsitektur proses
Mencari solusi dari tahap ketiga tadi hanya dapat dilakukan untuk memenuhi kepentingan internal saja. Ketika organisasi tersebut harus berurusan dengan pemenuhan kebutuhan pemilik kepentingan eksternal, seperti misalnya pelanggan atau publik, maka proses yang cepat, berkualitas, dan murah adalah yang menjadi dambaan mereka. Hal tersebut tidaklah mungkin terjadi jika secara lintas organisasi tidak dilakukan aktivitas redesain proses.
Mencari solusi dari tahap ketiga tadi hanya dapat dilakukan untuk memenuhi kepentingan internal saja. Ketika organisasi tersebut harus berurusan dengan pemenuhan kebutuhan pemilik kepentingan eksternal, seperti misalnya pelanggan atau publik, maka proses yang cepat, berkualitas, dan murah adalah yang menjadi dambaan mereka. Hal tersebut tidaklah mungkin terjadi jika secara lintas organisasi tidak dilakukan aktivitas redesain proses.
Di sinilah tahap penentu integrasi diuji kembali, karena yang akan terlibat tidak sekedar para CIO, melainkan pimpinan nomor satu dari masing-masing organisasi. Kegiatan kolaborasi ini akan efektif jika bermula dari akhir, dalam arti kata menggunakan kebutuhan pemegang kepentingan akhir (yaitu pelanggan atau publik) sebagai target solusi redesain. Dengan berpegang pada konsep dan teori BPR (= Business Process Reengineering) sejumlah usaha untuk melakukan eliminasi, simplifikasi, integrasi, dan otomatisasi proses akan dilakukan. Hal yang perlu diperhatikan di sini adalah semangat kolaborasi antar CIO yang harus ditularkan ke para pimpinan organisasi. Jadi, tujuan dari tahap ini yang ingin dicapai adalah kesepakatan untuk melakukan kolaborasi secara lebih jauh, yaitu dengan memperhatikan nilai (atau value) dari pemegang kepentingan utama dari seluruh organisasi yang berkolaborasi. Ragam proses baru inilah yang akan menjadi cikal bakal atau embrio arsitektur sebuah sistem informasi terintegrasi yang dimaksud, yang merupakan penjelmaan ”secara tidak sadar” kumpulan sistem informasi organisasi beragam yang ada.
5. Optimalkan infrastruktur
Rancangan beraneka ragam proses baru yang dihasilkan pada tahap sebelumnya tidaklah akan berjalan secara efektif, efisien, optimal, dan terkontrol dengan baik apabila secara fundamental tidak dilakukan penyesuaian terhadap infrastruktur organisasi yang ada – dalam hal ini adalah arsitektur sistem informasi terintegrasi yang dimiliki. Dalam kaitan inilah maka optimalisasi sistem informasi terintegrasi yang bercikal bakal pada masing-masing sistem informasi organisasi akan menghasilkan sebuah sistem dengan komponen-komponen lengkapnya seperti: perangkat keras, perangkat lunak, infrastruktur jaringan, sumber daya manusia, sistem database terpadu, dan lain sebagainya.
Rancangan beraneka ragam proses baru yang dihasilkan pada tahap sebelumnya tidaklah akan berjalan secara efektif, efisien, optimal, dan terkontrol dengan baik apabila secara fundamental tidak dilakukan penyesuaian terhadap infrastruktur organisasi yang ada – dalam hal ini adalah arsitektur sistem informasi terintegrasi yang dimiliki. Dalam kaitan inilah maka optimalisasi sistem informasi terintegrasi yang bercikal bakal pada masing-masing sistem informasi organisasi akan menghasilkan sebuah sistem dengan komponen-komponen lengkapnya seperti: perangkat keras, perangkat lunak, infrastruktur jaringan, sumber daya manusia, sistem database terpadu, dan lain sebagainya.
Tujuan dari tahap optimaliasi ini adalah sebuah sistem informasi terpadu yang dapat bekerja secara efektif melayani kepentingan vertikal maupun horisontal. Dan tentu saja yang tidak kalah pentingnya, yaitu semakin eratnya relasi antar organisasi yang berkolaborasi setelah melewati sejumlah tahap sebelumnya.
6. Transformasi organisasi
Tahap terakhir yang akan dicapai sejalan dengan semakin eratnya hubungan antar organisasi adalah transformasi masing-masing organisasi. Transformasi yang dimaksud pada dasarnya merupakan akibat dari dinamika kebutuhan lingkungan eksternal organisasi yang memaksanya untuk menciptakan sebuah sistem organisasi yang adaptif terhadap perubahan apapun.
Tahap terakhir yang akan dicapai sejalan dengan semakin eratnya hubungan antar organisasi adalah transformasi masing-masing organisasi. Transformasi yang dimaksud pada dasarnya merupakan akibat dari dinamika kebutuhan lingkungan eksternal organisasi yang memaksanya untuk menciptakan sebuah sistem organisasi yang adaptif terhadap perubahan apapun.
Sistem informasi masa kini yang dibangun dengan menggunakan paradigma rumah tumbuh dan berbasis komponen (baca: object-based approach) secara tidak langsung akan menular kepada karakteristik dari organisasi terkait. Artinya, sejumlah hal baru akan tumbuh menggantikan sesuatu yang telah lama dianut, misalnya:
- Transformasi dari organisasi berbasis struktur dan fungsi menjadi organisasi berbasis proses.
- Transformasi dari organisasi berbasis sumber daya fisik menjadi organisasi berbasis pengetahuan.
- Transformasi dari organisasi berbasis kebutuhan pemilik kepentingan internal menjadi organisasi berbasis kebutuhan pemilik kepentingan eksternal.
- Transformasi dari organisasi berbasis rantai nilai fisik menjadi organisasi berbasi rantai nilai virtual; dan lain sebagainya.
Demikianlah rangkaian dari metodologi dalam SII. Dalam prakteknya, rangkaian tahapan tersebut akan berlangsung membentuk siklus hidup yang tidak berkesudahan, sejalan dengan keinginan setiap organisasi untuk selalu memperbaiki kinerjanya dari waktu ke waktu. Tentu saja setelah melalui proses evaluasi dan pembelajaran yang terjadi secara kontinyu dan berkesinambungan.
Case Study
Persaingan bebas saat ini membuat perusahaan komersil maupun non komersil seperti pemerintahan untuk menata ulang menata ulang platform organisasinya. Dimana banyak sekali perusahaan yang mengajak untuk bekerja sama antar perusahaan untuk mendapatkan kekuatan baru dan agar dapat bersaing dengan pesaing lainnya.
Berikut ini beberapa fenoma yang terjadi akhir-akhir ini :
- Terjadinya merger dan akuisisi antar dua atau sejumlah organisasi dalam berbagai industry vertikal, seperti: perbankan, asuransi, manufaktur, pendidikan, kesehatan, dan lain sebagainya.
- Restrukturisasi korporasi yang dilakukan dengan mengubah pola relasi antar anak-anak perusahaan dalam sebuah konsorsium grup usaha.
- Strategi kerjasama berbagai institusi pemerintah secara lintas sektoral untuk meningkatkan kinerja birokrasi.
- Tuntutan berbagai mitra usaha dalam dan luar negeri untuk meningkatkan kualitas aliansi dan kolaborasi; dan lain sebagainya.
Referensi :
No comments:
Post a Comment